Ghi gì và ghi thế nào

Ba cột là đủ: làm gì, bao lâu, và sau đó thấy thế nào. Cột thứ ba là cột nói thật, và cũng là cột hay bị bỏ.

Bảng ghi gồm mấy cột

• Cột một: làm gì
• Cột hai: mất bao lâu
• Cột ba: sau đó thấy thế nào
• Thêm cột nào nữa là bắt đầu nặng
• Mục thứ tư là giới hạn nên giữ

Ba cột thì ghi được trong mười giây. Cột thứ tư biến việc này thành một công việc.

Cột nào quan trọng nhất

• Cột thứ ba
• Thời gian thì đồng hồ nào cũng đo được
• Phần rút sức thì chỉ bạn biết
• Và đó chính là thứ bạn đang đi tìm
• Mục thứ ba là lý do không ai ghi hộ được

Bảng chỉ có thời gian thì đã có sẵn trong lịch của bạn. Cột cảm giác mới là phần mới.

Ghi cảm giác bằng cách nào

• Ba mức là đủ: nhẹ, thường, cạn
• Hoặc ba ký hiệu nếu bạn thích
• Đừng dùng thang quá nhiều bậc
• Cân nhắc chọn bậc nào cũng là một khoản chi
• Mục thứ tư là lý do giữ ba mức

Thang mười bậc nghe chính xác hơn và làm bạn đắn đo mỗi lần ghi. Ba bậc thì ghi xong ngay.

Có cần ghi cả việc vui không

• Có
• Có việc vui mà vẫn rút sức
• Có việc tốn sức mà làm xong thấy nhẹ hơn
• Chỉ ghi việc nặng thì bảng bị lệch một phía
• Mục thứ ba là nhóm cần tìm ra nhất

Nhóm việc làm xong thấy nhẹ hơn là nhóm bạn phải giữ bằng được. Không ghi thì không tìm ra.

Về chuyện ghi thêm giờ trong ngày

• Ghi việc đó xảy ra vào buổi nào
• Sáng, trưa, chiều, tối là đủ
• Cùng một việc vào hai buổi có thể tốn khác nhau
• Đây là phần dẫn thẳng sang chuyện xếp việc theo giờ
• Mục thứ ba là phát hiện hay gặp nhất

Rất nhiều người thấy cùng một việc rẻ hẳn khi chuyển sang buổi khác. Cột này là chỗ phát hiện ra.

Về chuyện ghi cả phần chờ và phần đi lại

• Ghi chúng thành dòng riêng
• Đừng gộp vào việc chính
• Gộp vào thì không thấy chúng lớn tới đâu
• Tách ra thì con số thật hiện lên
• Mục thứ ba là lý do phải tách

Gộp là cách bảng ghi che mất đúng thứ bạn lập nó ra để tìm.

Về chuyện dùng ký hiệu cho nhanh

• Đặt vài ký hiệu ngắn cho việc lặp lại
• Ghi ký hiệu nhanh hơn viết chữ
• Nhưng đừng đặt quá năm ký hiệu
• Nhiều quá thì chính bạn quên quy ước
• Mục thứ tư là giới hạn thực tế

Hệ thống ký hiệu phức tạp luôn sụp sau vài ngày. Bốn năm ký hiệu thì sống rất lâu.

Về chuyện ghi trong điện thoại hay ghi ra giấy

• Cái nào bạn lấy ra nhanh hơn thì dùng cái đó
• Giấy thì mở ra là ghi được ngay
• Điện thoại thì luôn ở trong túi
• Đừng mất thời gian chọn công cụ
• Mục thứ tư là cái bẫy đầu tiên

Nhiều người dành cả buổi đi chọn cách ghi rồi không ghi ngày nào. Chọn đại một cái rồi bắt đầu.

Về chuyện đừng phán xét trong lúc ghi

• Ghi con số thôi, đừng bình luận
• Đừng viết những câu tự trách
• Bảng là để nhìn, không phải để chấm điểm mình
• Bình luận vào bảng thì bạn sẽ ngại đọc lại
• Mục thứ tư là lý do rất thật

Một tờ giấy đầy lời tự trách là tờ giấy bạn không bao giờ mở ra lần thứ hai.

Về chuyện chốt lại bằng một câu mỗi tối

• Cuối ngày viết một câu ngắn
• Hôm nay chỗ nào tốn nhất
• Một câu thôi, không cần dài
• Bảy câu đó đọc liền nhau rất nói lên chuyện
• Mục thứ tư là phần bạn sẽ đọc đầu tiên

Bảy câu ngắn xếp cạnh nhau cho thấy một nhịp mà từng ô lẻ không cho thấy.

Về chuyện ghi cả những việc rất nhỏ

• Ghi cả việc chỉ mất vài phút
• Nhiều việc nhỏ cộng lại thành khoản lớn
• Và chúng thường không nằm trong lịch của ai
• Không ghi thì cả nhóm đó biến mất khỏi bảng
• Mục thứ ba là lý do chúng bị bỏ sót

Thứ không ai xếp lịch cho thì cũng không ai đếm. Nhưng cộng lại chúng vẫn là một khoản thật.

Ba câu hỏi trước khi nhận thêm một việc

• Việc này tốn của tôi khoảng bao nhiêu sức
• Hôm nay tôi còn lại chừng nào
• Bỏ việc nào để lấy chỗ cho nó
• Bài này thêm: ba cột, và cột thứ ba là cột nói thật

Ba câu đầu lặp lại ở mọi bài; dòng thứ tư là phần riêng của từng bài.

Sức trong ngày là một ngân sách, không phải một cái giếng

• Giếng thì cạn rồi tự đầy, ngân sách thì tiêu hết là hết
• Tiêu vào đâu là một lựa chọn, kể cả khi bạn không thấy mình đang chọn
• Vay của ngày mai thì hôm sau phải trả
• Không ai tiêu hộ được, nhưng nhiều người gánh bớt được
• Mục thứ hai là điều cả site này lặp lại

Không chọn cũng là một cách chọn, và thường là cách tốn kém nhất trong mọi cách.

Đi hỏi người có chuyên môn, đừng tự xoay, nếu

• Sức giảm nhanh trong thời gian ngắn mà bạn không giải thích được
• Nghỉ đủ rồi mà vẫn không hồi lại chút nào
• Kèm theo bất cứ điều gì mới mà bạn thấy khác thường
• Bạn thấy khác đi sau khi bắt đầu một thứ mới đang dùng
• Hoặc chính bạn thấy lo và không biết hỏi ai

Năm điều này lặp lại ở mọi bài. Trang này dạy cách chia sức; nó không chẩn đoán và không thay được một buổi khám.

Câu hỏi thường gặp